Jeżeli wyjazd biznesowy to hotel z dobrą salą konferencyjną

Spotkania biznesowe, konferencje i szkolenia są często organizowane poza siedzibą firmy, w atrakcyjnych turystycznie miejscowościach. Ich organizatorzy dochodzą do przekonania, że w takich warunkach uczestnikom łatwiej będzie się oderwać od codziennych obowiązków i skoncentrować na tematyce związanej z merytorycznymi aspektami spotkania. Ładna okolica i wysoki standard obiektów, w których najczęściej urządza się tego typu imprezy, wpływają pozytywnie na samopoczucie uczestników, pomagają w nawiązywaniu bliższych osobistych relacji, a dodatkowo ułatwiają relaks i gromadzenie energii do bardziej efektywnego udziału.

Hotele i ośrodki specjalizujące się w tego typu wydarzeniach muszą jednak poza infrastrukturą hotelową na wysokim poziomie oferować również dobrze wyposażone sale konferencyjne, właściwie przygotowane do obsługi zaproszonych gości. Sprawdźmy, jakie elementy są tu szczególnie istotne.

Co jest potrzebne w dobrej sali konferencyjnej?

Dobra sala konferencyjna powinna mieć wystarczającą ilość miejsca do organizacji spotkania biznesowego, konferencji lub szkolenia. Ważne by uczestnicy mieli przestrzeń do realizacji zadań, których wymaga charakter wydarzenia, w którym biorą udział. Bardzo przydatna bywa możliwość dowolnej aranżacji sali oraz ustawienia krzeseł i stołów w wybrany przez organizatora sposób.

Duże znaczenie ma wyposażenie sali w profesjonalny sprzęt nagłaśniający. Powinny się w niej znaleźć również urządzenia pozwalające na prezentację treści multimedialnych – wysokiej jakości projektor,  ekran o rozmiarach dopasowanych do wielkości sali, a także różne urządzenia wspomagające.

Jednym z podstawowych wymogów jest zapewnienie w sali bezprzewodowego internetu z łączem o przystosowanej do potrzeb uczestników przepustowości. Bardzo istotna jest też ilość dostępnych gniazdek elektrycznych, na wypadek, gdyby któryś z uczestników musiał podłączyć ładowarkę telefonu czy komputera.

Obiekty hotelowe w standardzie trzygwiazdkowym posiadają własne restauracje, ważne jednak by oferowały również catering dopasowany do potrzeb uczestników i harmonogramu wydarzenia. Poza tym zwykle w czasie tego typu spotkań biorący w nich udział goście mają serwowany lunch lub obiad a przy dłuższych pobytach również śniadania i kolacje. Nieodzownym elementem takich imprez jest też serwis kawowy dla uczestników.